Fortbildungsverwaltungfür Hochschulen und Kammern
Seminarverwaltung, Kursverwaltung und Teilnehmermanagement in einer Plattform — von der Anmeldung über die rechtssichere Rechnung bis zum Teilnahmenachweis. Betrieb in Deutschland, Jahreslizenz ohne Umsatzbeteiligung.
- Hosting in Deutschland
- GoBD & ZUGFeRD
- AVV nach Art. 28 DSGVO
- WCAG 2.2 AA orientiert
- 99,7 % SLA
Von der Kursanlagebis zum Nachweis
Der typische Prozess in fünf Schritten — damit Fachabteilungen prüfen können, ob ihre Abläufe abgebildet sind.
- 01
Kurs anlegen
Termine, Orte, Kapazitäten, Preisstufen und Warteliste konfigurieren.
- 02
Anmeldung
Formulare mit bedingter Logik, Pflichtfeldern und Genehmigungsschritten.
- 03
Zahlung
Online-Zahlung optional, ebenso Rechnung oder interne Verrechnung.
- 04
Durchführung
Teilnahmelisten, Statuspflege, Kommunikation und Check-in vor Ort.
- 05
Nachweis
Rechnung und Teilnahmezertifikat automatisiert aus der Anmeldung.
DokumenteRechnungen und Zertifikate
Angebote, GoBD-konforme Rechnungen mit ZUGFeRD, Zertifikate und nachvollziehbare Zähler – manuell, automatisch oder aus Anmeldungen, passend zu institutionellen Nachweispflichten.
Anmeldeformularefür Ihre Prozesse
Tags, bedingte Logik und abhängige Angebotsstufen – inklusive individueller Anpassung an Ihre Anmelde-, Genehmigungs- und Nachweisabläufe in der Fortbildungs- und Seminarverwaltung.
Rollen und Zugriff
Rollen auf Organisations- und Provider-Ebene für Abteilungen, Fachbereiche und getrennte Verantwortlichkeiten in größeren Institutionen.
Teilnehmermanagementim Überblick
Anmeldungen, Status und Kommunikation zentral steuern – damit Teilnahmen und Nachweise in der Fortbildungs- und Kursverwaltung nachvollziehbar bleiben.
Kapazitäten und Wartelisten für Seminare und Kurse steuern Sie in der Seminar- und Kursverwaltung. Seminar- und Kursverwaltung ansehen
Öffentliche Anmeldungbei Bedarf
Wenn Fortbildungen, Seminare oder Kurse öffentlich buchbar sein sollen: eigene Anmeldeseite mit Theme, Einbindung und optionaler Domain – ergänzend zu Ihren institutionellen Prozessen.
Online-Zahlungbei Bedarf
Orbance Payments und PayPal für gebührenpflichtige Fortbildungen und Seminare – klar nachvollziehbar, wenn Online-Zahlung Teil Ihres Prozesses ist.
Betrieb, Sicherheitund Datenschutz
Die Informationen, die IT und Datenschutzbeauftragte für die Prüfung benötigen.
Hosting in Deutschland
Self-Hosting auf eigenverantwortlich administrierten Servern in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH. Keine verwalteten Datenbank- oder Anwendungsdienste Dritter.
Auftragsverarbeitung
AVV nach Art. 28 DSGVO, Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und abschließende Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Sicherheitsüberwachung
Selbst betriebenes SIEM mit zentraler Ereignisauswertung. Automatische Sperrung nur bei signaturbasiert erkanntem Angriffsmuster.
Verfügbarkeit
Zugesagt 99,7 %, in den letzten zwölf Monaten gemessen 99,92 %.
Statusseite öffnenDatensicherung
Tägliche Vollsicherung, Wiederherstellung binnen acht Servicestunden, Aufbewahrung 30 Tage, verschlüsselt in Deutschland.
Datenhoheit
Vollständiger Export jederzeit selbst auslösbar: JSON mit allen Dokumenten, CSV, Rechnungen inklusive ZUGFeRD-XML, Zertifikate mit Zuordnungsindex.
Barrierefreiheit
Ausrichtung anWCAG 2.2 AA
Anmeldeseite und WordPress-Einbindung sind an WCAG 2.2 AA ausgerichtet (EN 301 549, BITV 2.0, BFSG). Die Bewertung erfolgt auf Code-Ebene mit automatisierter Prüfung in der Entwicklungsstrecke. Eine öffentliche Erklärung zur Barrierefreiheit mit Geltungsbereich, Feedback-Kanal und dokumentierten Ausnahmen ist verfügbar. Ein externes Laborzertifikat liegt nicht vor. Die Bewertung der Verwaltungsoberfläche ist bis Q1/2027 vorgesehen.
Erklärung zur BarrierefreiheitVergabeunterlagenzum Download
Unterlagen für IT, Datenschutz und Einkauf — ohne Formular und ohne vorherige Mailabfrage.
- PDF
Produktdatenblatt
Leistungsumfang, Betrieb, Konditionen auf drei Seiten.
Produktdatenblatt (PDF, 179 KB) – Download - PDF
Service Level Agreement
Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Datensicherung, Exit.
Service Level Agreement (PDF, 195 KB) – Download - PDF
Auftragsverarbeitungsvertrag
Inklusive TOM und Unterauftragsverarbeitern.
Auftragsverarbeitungsvertrag (PDF, 173 KB) – Download - PDF
Erklärung zur Barrierefreiheit
Geltungsbereich, Maßnahmen, Ausnahmen.
Erklärung zur Barrierefreiheit (PDF, 158 KB) – Download
Preise undAuftragswert
Jahreslizenz und einmaliges Onboarding — Grundlage für die Schätzung des Auftragswerts. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
Jahreslizenz
- Einstieg
- 4.200 €
- Standard
- 9.600 €
- Campus
- auf Anfrage
Campus anfragenOnboarding einmalig
- Einstieg
- 2.400 €
- Standard
- ab 5.000 €
- Campus
- nach Aufwand
Gesamtwert 48 Monate
- Einstieg
- 19.200 €
- Standard
- 43.400 €
- Campus
- —
Anmeldungen je Jahr
- Einstieg
- bis 1.500
- Standard
- bis 7.500
- Campus
- unbegrenzt
Mandanten
- Einstieg
- 1
- Standard
- bis 5
- Campus
- unbegrenzt
Service Level
- Einstieg
- Standard
- Standard
- Erweitert
- Campus
- Erweitert
Umsatzbeteiligung
- Einstieg
- keine
- Standard
- keine
- Campus
- keine
Gesamtwert über 48 Monate
Umfasst die Jahreslizenz über vier Jahre zuzüglich des einmaligen Onboardings. Grundlage für die Schätzung des Auftragswerts bei Verträgen ohne feste Laufzeit; ohne weitere Positionen vollständig.
Bestimmter Auftragswert
Die Vergütung besteht ausschließlich aus Jahreslizenz und Onboarding. Keine anteilige Gebühr auf Anmelde- oder Ticketumsätze, weder bei Rechnung noch bei Online-Zahlung. Entgelte des Zahlungsdienstleisters bleiben unberührt.
Laufzeit
Jahreslizenz mit automatischer Verlängerung. Bei fester Laufzeit über drei oder vier Jahre 10 % Nachlass, Anpassung nach dem Verbraucherpreisindex ab dem zweiten Jahr.
Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Mandanten sind eigenständige Bereiche mit getrennten Stammdaten und eigener Anmeldeseite, etwa Fachbereiche, Institute, Landesverbände oder Bezirksstellen.
Onboarding-Zeitplan
Konkrete Dauer für die Planung in Semestern und Haushaltsjahren.
- 1
Woche 1
Kickoff und Anforderungsaufnahme
- 2
Woche 2–3
Konfiguration von Formularen, Rollen und Vorlagen
- 3
Woche 4
Datenübernahme
- 4
Woche 5
Schulung
- 5
Woche 6
Livegang
- 6
Danach
Laufende Betreuung durch den benannten Ansprechpartner
Der Zeitplan gilt für das Einstiegspaket; bei mehreren Mandanten entsprechend länger.
Was Orbance abbildet
Orbance ist auf Anmeldung, Abrechnung und Nachweis fokussiert — für Fortbildungen, Seminare und Kurse in Hochschulen, Kammern und Bildungsträgern.
Die Plattform bildet den organisatorischen Kern Ihrer Fortbildungs- und Seminarverwaltung ab:
- Kurse und Termine anlegen, Kapazitäten und Wartelisten steuern
- Anmeldungen mit Formularen, Pflichtfeldern und Genehmigungsschritten
- Abrechnung per Rechnung, interner Verrechnung oder optionaler Online-Zahlung
- Teilnahmelisten, Statuspflege und Check-in vor Ort
- GoBD-konforme Rechnungen und Teilnahmezertifikate aus der Anmeldung
- Rollen, Mandanten und dokumentierte Betriebsprozesse für die Institution
- Lernplattform und Kursinhalte
- Prüfungs- und Notenverwaltung
- Campus-Management und Studierendenverwaltung
- Personalentwicklung und Kompetenzmanagement
Einsatz in der Praxis
Typische Einsatzszenarien in Hochschulen und bei Bildungsträgern.
Universität in Niedersachsen
Fortbildungsveranstaltungen mit Anmeldung, Rechnungsstellung und Teilnahmenachweis.
Bildungsträger in Niedersachsen
Seminarreihen mit Anmeldeverwaltung und Abrechnung.
Referenzgespräche auf Anfrage.
Ihr Ansprechpartner
Persönlicher Kontakt für Demo, Vergabeunterlagen und laufenden Betrieb.
FAQ zur Beschaffung
Antworten für Einkauf, IT und Datenschutz — damit Rückfragen den Prozess nicht verzögern.
Wie läuft die Beauftragung ab?
Nach einer kurzen Bedarfsaufnahme erhalten Sie Angebot, SLA und AVV. Die Beauftragung erfolgt auf Basis der Jahreslizenz und des einmaligen Onboardings. Einen Überblick finden Sie im Produktdatenblatt.
Wie hoch ist der Auftragswert über die Laufzeit?
Der Gesamtwert über 48 Monate ergibt sich aus vier Jahreslizenzen zuzüglich einmaligem Onboarding — beim Einstieg 19.200 € netto, beim Standard 43.400 € netto. Details stehen in der Preistabelle und im Datenblatt.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Plattform wird self-hosted in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Es werden keine verwalteten Datenbank- oder Anwendungsdienste Dritter genutzt. Siehe AVV und Abschnitt Betrieb.
Wer übernimmt die Datenmigration aus unserem bisherigen System?
Die Datenübernahme ist Bestandteil des Onboardings (Woche 4 im Einstiegspaket). Umfang und Formate werden im Kickoff abgestimmt.
Wie kommen wir bei Vertragsende wieder an unsere Daten?
Ein vollständiger Export ist jederzeit selbst auslösbar (JSON, CSV, Rechnungen inkl. ZUGFeRD-XML, Zertifikate mit Zuordnungsindex). Exit-Regelungen sind im SLA beschrieben.
Welche Unterlagen erhalten wir für die Vergabeakte?
Produktdatenblatt, SLA, AVV inkl. TOM und Unterauftragsverarbeitern sowie die Erklärung zur Barrierefreiheit — zum direkten Download ohne Formular.
Wer ist unser Ansprechpartner und wie schnell reagiert er?
Sie erhalten einen benannten Ansprechpartner. Reaktionszeiten und Erreichbarkeit sind im SLA festgelegt; für Anfragen erreichen Sie uns unter info@orbance.com.
Ist die Software barrierefrei?
Anmeldeseite und WordPress-Einbindung sind an WCAG 2.2 AA ausgerichtet. Ein externes Laborzertifikat liegt nicht vor. Die Bewertung der Verwaltungsoberfläche ist bis Q1/2027 vorgesehen. Siehe Erklärung zur Barrierefreiheit.
Können mehrere Fachbereiche getrennt arbeiten?
Ja. Mandanten sind eigenständige Bereiche mit getrennten Stammdaten und eigener Anmeldeseite — etwa Fachbereiche, Institute oder Bezirksstellen. Anzahl je nach Paket (Einstieg 1, Standard bis 5, Campus unbegrenzt).
Was passiert, wenn Orbance den Betrieb einstellt?
Im SLA sind Exit und Datenherausgabe geregelt. Zusätzlich können Sie jederzeit selbst einen vollständigen Export auslösen, unabhängig vom Vertragsende.
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Nächster Schritt
Demo-Termin vereinbaren oder Vergabeunterlagen prüfen.