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Orbance Institutional

Fortbildungs­verwaltungfür Hochschulen und Kammern

Seminarverwaltung, Kursverwaltung und Teilnehmermanagement in einer Plattform: von der Anmeldung über Rechnungen im ZUGFeRD-Format (EN 16931) mit fortlaufenden Nummernkreisen nach GoBD-Anforderungen bis zum Teilnahmenachweis. Betrieb in Deutschland.

Demo-Termin vereinbarenUnterlagen ansehen
  • Hosting in Deutschland
  • GoBD-orientiert · ZUGFeRD
  • AVV nach Art. 28 DSGVO
  • WCAG 2.2 AA orientiert
  • 99,7 % SLA
Ablauf

Von der Kursanlagebis zum Nachweis

Der typische Prozess in fünf Schritten — damit Fachabteilungen prüfen können, ob ihre Abläufe abgebildet sind.

  1. 01

    Kurs anlegen

    Termine, Orte, Kapazitäten, Preisstufen und Warteliste konfigurieren.

  2. 02

    Anmeldung

    Formulare mit bedingter Logik, Pflichtfeldern und Genehmigungsschritten.

  3. 03

    Zahlung

    Online-Zahlung optional, ebenso Rechnung oder interne Verrechnung.

  4. 04

    Durchführung

    Teilnahmelisten, Statuspflege, Kommunikation und Check-in vor Ort.

  5. 05

    Nachweis

    Rechnung und Teilnahmezertifikat automatisiert aus der Anmeldung.

Dokumente

Rechnungen und Zertifikate

Angebote, Rechnungen im ZUGFeRD-Format (EN 16931) und Teilnahmezertifikate sowie nachvollziehbare Zähler: manuell, automatisch oder aus Anmeldungen, passend zu institutionellen Nachweispflichten.

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Formulare

Anmelde­formularefür eure Prozesse

Tags, bedingte Logik und abhängige Angebotsstufen – inklusive individueller Anpassung an eure Anmelde-, Genehmigungs- und Nachweisabläufe in der Fortbildungs- und Seminarverwaltung.

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Team & Zugriff

Rollen und Zugriff

Rollen auf Organisations- und Provider-Ebene für Abteilungen, Fachbereiche und getrennte Verantwortlichkeiten in größeren Institutionen.

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Teilnehmer­management

Teilnehmer­managementim Überblick

Anmeldungen, Status und Kommunikation zentral steuern – damit Teilnahmen und Nachweise in der Fortbildungs- und Kursverwaltung nachvollziehbar bleiben.

Kapazitäten und Wartelisten für Seminare und Kurse steuert ihr in der Seminar- und Kursverwaltung. Seminar- und Kursverwaltung ansehen

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Optional

Öffentliche Anmeldungbei Bedarf

Wenn Fortbildungen, Seminare oder Kurse öffentlich buchbar sein sollen: eigene Anmeldeseite mit Theme, Einbindung und optionaler Domain – ergänzend zu euren institutionellen Prozessen.

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Optional

Online-Zahlungbei Bedarf

Orbance Payments und PayPal für gebührenpflichtige Fortbildungen und Seminare. Bei Online-Zahlungen gilt die Plattformgebühr 1 % (wie Orbit, mind. 0,15 € und höchstens 15 € netto) zzgl. Stripe-Gebühren; Rechnung und Offline bleiben ohne Plattformgebühr.

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Betrieb

Betrieb, Sicherheitund Datenschutz

Die Informationen, die IT und Datenschutzbeauftragte für die Prüfung benötigen.

  • Hosting in Deutschland

    Self-Hosting auf eigenverantwortlich administrierten Servern in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH. Keine verwalteten Datenbank- oder Anwendungsdienste Dritter.

  • Auftrags­verarbeitung

    AVV nach Art. 28 DSGVO, Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und abschließende Liste der Unterauftragsverarbeiter.

  • Sicherheits­überwachung

    Selbst betriebenes SIEM mit zentraler Ereignisauswertung. Automatische Sperrung nur bei signaturbasiert erkanntem Angriffsmuster.

  • Verfügbarkeit

    Zugesagt 99,7 %, in den letzten zwölf Monaten gemessen 99,92 %.

    Statusseite öffnen

  • Datensicherung

    Tägliche Vollsicherung, Wiederherstellung binnen acht Servicestunden, Aufbewahrung 30 Tage, verschlüsselt in Deutschland.

  • Datenhoheit

    Vollständiger Export jederzeit selbst auslösbar: JSON mit allen Dokumenten, CSV, Rechnungen inklusive ZUGFeRD-XML, Zertifikate mit Zuordnungsindex.

Barriere­freiheit

Ausrichtung anWCAG 2.2 AA

Anmeldeseite und WordPress-Einbindung sind an WCAG 2.2 AA ausgerichtet (EN 301 549, BITV 2.0, BFSG). Die Bewertung erfolgt auf Code-Ebene mit automatisierter Prüfung in der Entwicklungsstrecke. Eine öffentliche Erklärung zur Barrierefreiheit mit Geltungsbereich, Feedback-Kanal und dokumentierten Ausnahmen ist verfügbar. Ein externes Laborzertifikat liegt nicht vor. Die Bewertung der Verwaltungsoberfläche ist bis Q1/2027 vorgesehen.

Erklärung zur Barrierefreiheit
Vergabe

Vergabe­unterlagenzum Download

Unterlagen für IT, Datenschutz und Einkauf — ohne Formular und ohne vorherige Mailabfrage.

Konditionen

Preise undAuftragswert

Jahreslizenz und einmaliges Onboarding — Grundlage für die Schätzung des Auftragswerts. Bei Online-Zahlungen kommt die Plattformgebühr 1 % hinzu (zzgl. Stripe-Gebühren). Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

  • Jahreslizenz

    Einstieg
    4.200 €
    Standard
    9.600 €
    Campus
    auf Anfrage
    Campus anfragen

  • Onboarding einmalig

    Einstieg
    2.400 €
    Standard
    ab 5.000 €
    Campus
    nach Aufwand

  • Gesamtwert 48 Monate

    Einstieg
    19.200 €
    Standard
    43.400 €
    Campus
    —

  • Anmeldungen je Jahr

    Einstieg
    bis 1.500
    Standard
    bis 7.500
    Campus
    unbegrenzt

  • Mandanten

    Einstieg
    1
    Standard
    bis 5
    Campus
    unbegrenzt

  • Service Level

    Einstieg
    Standard
    Standard
    Erweitert
    Campus
    Erweitert

  • Plattformgebühr (Online)

    Zzgl. Stripe-Zahlungsgebühren ab 1,5 % + 0,25 € (Stand: November 2026)

    Einstieg
    1 %
    Standard
    1 %
    Campus
    1 %

  • Gesamtwert über 48 Monate

    Umfasst die Jahreslizenz über vier Jahre zuzüglich des einmaligen Onboardings. Grundlage für die Schätzung des festen Auftragswerts. Variable Plattformgebühr bei Online-Zahlungen ist nicht Bestandteil dieses Festbetrags.

  • Feste und variable Kosten

    Jahreslizenz und Onboarding sind feste Positionen. Bei Online-Zahlungen im Ticketshop gilt die Plattformgebühr 1 % auf den Brutto-Ticketpreis (mind. 0,15 €, höchstens 15 € netto pro Ticket), wie Orbit. Stripe-Gebühren zahlt ihr direkt an Stripe. Bei Rechnung, interner Verrechnung und Offline-Zahlung fällt keine Plattformgebühr an.

  • Laufzeit

    Jahreslizenz mit automatischer Verlängerung. Bei fester Laufzeit über drei oder vier Jahre 10 % Nachlass, Anpassung nach dem Verbraucherpreisindex ab dem zweiten Jahr.

Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Mandanten sind eigenständige Bereiche mit getrennten Stammdaten und eigener Anmeldeseite, etwa Fachbereiche, Institute, Landesverbände oder Bezirksstellen.

Einführung

Onboarding-Zeitplan

Konkrete Dauer für die Planung in Semestern und Haushaltsjahren.

  1. 1

    Woche 1

    Kickoff und Anforderungsaufnahme

  2. 2

    Woche 2–3

    Konfiguration von Formularen, Rollen und Vorlagen

  3. 3

    Woche 4

    Datenübernahme

  4. 4

    Woche 5

    Schulung

  5. 5

    Woche 6

    Livegang

  6. 6

    Danach

    Laufende Betreuung durch den benannten Ansprechpartner

  7. 7

    Vor dem Start

    Gespräch

    Bedarf in etwa 20 Minuten klären.

  8. 8

    Vor dem Start

    Angebot

    Jahreslizenz und Onboarding als Grundlage für die Beauftragung.

Der Zeitplan gilt für das Einstiegspaket; bei mehreren Mandanten entsprechend länger.

Abgrenzung

Was Orbance abbildet

Orbance ist auf Anmeldung, Abrechnung und Nachweis fokussiert — für Fortbildungen, Seminare und Kurse in Hochschulen, Kammern und Bildungsträgern.

Fokus

Die Plattform bildet den organisatorischen Kern eurer Fortbildungs- und Seminarverwaltung ab:

  • Kurse und Termine anlegen, Kapazitäten und Wartelisten steuern
  • Anmeldungen mit Formularen, Pflichtfeldern und Genehmigungsschritten
  • Abrechnung per Rechnung, interner Verrechnung oder optionaler Online-Zahlung
  • Teilnahmelisten, Statuspflege und Check-in vor Ort
  • Rechnungen im ZUGFeRD-Format (EN 16931) und Teilnahmezertifikate aus der Anmeldung
  • Rollen, Mandanten und dokumentierte Betriebsprozesse für die Institution
Nicht enthalten und nicht geplant
  • Lernplattform und Kursinhalte
  • Prüfungs- und Notenverwaltung
  • Campus-Management und Studierendenverwaltung
  • Personalentwicklung und Kompetenzmanagement
Praxis

Einsatz in der Praxis

Typische Einsatzszenarien in Hochschulen und bei Bildungsträgern.

  • Universität in Niedersachsen

    Fortbildungsveranstaltungen mit Anmeldung, Rechnungsstellung und Teilnahmenachweis.

  • Bildungsträger in Niedersachsen

    Seminarreihen mit Anmeldeverwaltung und Abrechnung.

Referenzgespräche auf Anfrage.

Ansprechpartner

Euer Ansprechpartner

Persönlicher Kontakt für Demo, Vergabeunterlagen und laufenden Betrieb.

Jan Ole Wiedenroth

Jan Ole Wiedenroth

Geschäftsführer

Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.

05121 9289928

[email protected]

20-Minuten-Gespräch anfragen
Beschaffung

FAQ zur Beschaffung

Antworten für Einkauf, IT und Datenschutz, damit Rückfragen den Prozess nicht verzögern.

Wie läuft die Beauftragung ab?

Nach einer kurzen Bedarfsaufnahme erhaltet ihr Angebot, SLA und AVV. Die Beauftragung erfolgt auf Basis der Jahreslizenz und des einmaligen Onboardings. Einen Überblick findet ihr im Produktdatenblatt.

Wie hoch ist der Auftragswert über die Laufzeit?

Der feste Gesamtwert über 48 Monate ergibt sich aus vier Jahreslizenzen zuzüglich einmaligem Onboarding: beim Einstieg 19.200 € netto, beim Standard 43.400 € netto. Bei Online-Zahlungen kommt zusätzlich die Plattformgebühr 1 % hinzu (zzgl. Stripe-Gebühren). Details stehen in der Preistabelle und im Datenblatt.

Wo werden die Daten gespeichert?

Die Plattform wird self-hosted in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Es werden keine verwalteten Datenbank- oder Anwendungsdienste Dritter genutzt. Siehe AVV und Abschnitt Betrieb.

Wer übernimmt die Datenmigration aus unserem bisherigen System?

Die Datenübernahme ist Bestandteil des Onboardings (Woche 4 im Einstiegspaket). Umfang und Formate werden im Kickoff abgestimmt.

Wie kommen wir bei Vertragsende wieder an unsere Daten?

Ein vollständiger Export ist jederzeit selbst auslösbar (JSON, CSV, Rechnungen inkl. ZUGFeRD-XML, Zertifikate mit Zuordnungsindex). Exit-Regelungen sind im SLA beschrieben.

Welche Unterlagen erhalten wir für die Vergabeakte?

Produktdatenblatt, SLA, AVV inkl. TOM und Unterauftragsverarbeitern sowie die Erklärung zur Barrierefreiheit stehen zum direkten Download ohne Formular bereit.

Wer ist unser Ansprechpartner und wie schnell reagiert er?

Euer Ansprechpartner ist Jan Ole Wiedenroth, Geschäftsführer. Ihr erhaltet in der Regel innerhalb eines Werktags eine Antwort. Die vertraglichen Reaktionszeiten stehen im SLA. Schreibt an [email protected] oder nutzt das Kontaktformular.

Ist die Software barrierefrei?

Anmeldeseite und WordPress-Einbindung sind an WCAG 2.2 AA ausgerichtet. Ein externes Laborzertifikat liegt nicht vor. Die Bewertung der Verwaltungsoberfläche ist bis Q1/2027 vorgesehen. Siehe Erklärung zur Barrierefreiheit.

Können mehrere Fachbereiche getrennt arbeiten?

Ja. Mandanten sind eigenständige Bereiche mit getrennten Stammdaten und eigener Anmeldeseite, etwa Fachbereiche, Institute oder Bezirksstellen. Anzahl je nach Paket (Einstieg 1, Standard bis 5, Campus unbegrenzt).

Was passiert, wenn Orbance den Betrieb einstellt?

Im SLA sind Exit und Datenherausgabe geregelt. Zusätzlich könnt ihr jederzeit selbst einen vollständigen Export auslösen, unabhängig vom Vertragsende.

Gibt es eine Plattformgebühr bei Online-Zahlungen?

Ja. Bei Online-Zahlungen im Ticketshop gilt die Plattformgebühr 1 % auf den Brutto-Ticketpreis, mind. 0,15 € und höchstens 15 € netto pro Ticket (wie Orbit). Stripe-Gebühren zahlt ihr direkt an Stripe. Bei Rechnung, interner Verrechnung und Offline-Zahlung fällt keine Plattformgebühr an.

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