DSGVO-konforme Eventmanagement-Software: Warum der Serverstandort zählt

Kurz zusammengefasst

DSGVO-konforme Eventmanagement-Software erkennt du nicht am Label, sondern an Serverstandort, AVV nach Art. 28 DSGVO und einer offenen Liste der Subauftragsverarbeiter. Wer Eventmanagement-Software aus Deutschland mit Hosting in Deutschland einsetzt, umgeht oft die aufwendigere Prüfung von US-Cloud und Drittlandtransfers.

• Drei Prüfsteine: konkreter Serverstandort, AVV, vollständige Subauftragsverarbeiter inklusive Übertragungsgrundlage.
• US-Anbieter können zulässig sein (etwa über das EU-US Data Privacy Framework), machen die Prüfung für Vergabestellen und Datenschutzbeauftragte aber komplexer.
• Orbance hostet die Backend-Infrastruktur selbst auf Hetzner-Servern in Deutschland und legt AVV, Subauftragsverarbeiter und Status offen.

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Warum der Serverstandort zählt

Wer eine Eventmanagement-Software auswählt, prüft meist zuerst Funktionsumfang und Preis. Die Frage, wo die Software gehostet wird und wer auf die Teilnehmerdaten zugreifen kann, kommt oft erst später, und dann manchmal zu spät. Dabei ist genau das bei personenbezogenen Daten wie Namen, E-Mail-Adressen oder Zahlungsinformationen der Punkt, an dem viele Anbieter ins Straucheln geraten.

Was „DSGVO-konform“ bei Eventmanagement-Software eigentlich bedeutet

Der Begriff wird inflationär verwendet. Fast jede Software wirbt mit „DSGVO-konform“, aber das sagt für sich genommen wenig aus. Entscheidend sind drei Dinge:

Serverstandort. Werden die Daten innerhalb der EU verarbeitet, oder liegen sie auf Servern in den USA oder einem anderen Drittland? Bei US-Anbietern greift meist das EU-US Data Privacy Framework als Übertragungsgrundlage: rechtlich zulässig, aber ein zusätzlicher Prüfpunkt, den viele Vergabestellen und Datenschutzbeauftragte kritisch sehen.

Auftragsverarbeitung. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AVV) ist Pflicht, sobald ein Anbieter personenbezogene Daten in eurem Auftrag verarbeitet. Ohne AVV kein rechtssicherer Einsatz, unabhängig davon, wie gut die Software sonst ist.

Subauftragsverarbeiter. Jede Software nutzt selbst wieder Dienstleister: für Zahlungsabwicklung, Hosting, E-Mail-Versand. Eine seriöse Auftragsverarbeitung listet diese Subauftragsverarbeiter transparent auf, statt sie zu verschweigen.

Warum der Serverstandort mehr ist als ein Compliance-Häkchen

Viele etablierte Ticketing- und Eventmanagement-Plattformen sind US-amerikanische Unternehmen oder nutzen große US-Cloud-Anbieter im Hintergrund. Das ist nicht automatisch ein Problem, macht die Datenschutzprüfung aber komplexer: Standardvertragsklauseln, Transfer Impact Assessments, die Frage nach dem CLOUD Act. Themen, mit denen sich vor allem öffentliche Einrichtungen, Hochschulen und Verbände ungern auseinandersetzen wollen, wenn es eine einfachere Alternative gibt.

Software, die von Grund auf in Deutschland gehostet wird, umgeht diese Diskussion von vornherein. Orbance setzt deshalb konsequent auf Selbst-Hosting: Die komplette Backend-Infrastruktur läuft auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland, kein Datenabfluss zu einem US-Mutterkonzern, keine verschachtelten Subauftragsverarbeiter-Ketten über mehrere Kontinente.

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Was das für die Praxis bedeutet

Konkret heißt das für Organisationen, die Orbance einsetzen:

• Kerninfrastruktur in Deutschland. Die Datenbank- und Backend-Schicht läuft selbst gehostet auf Hetzner-Servern in Deutschland, nicht bei einem Drittanbieter im Ausland.
• Vollständige AVV. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO liegt vor und benennt alle eingesetzten Subauftragsverarbeiter offen, inklusive der Rechtsgrundlage für etwaige internationale Datentransfers. Als PDF: AVV herunterladen.
• Transparente Subauftragsverarbeiter. Für Zahlungsabwicklung und einzelne Zusatzfunktionen kommen Dienste wie Stripe, PayPal, Apple, Cloudflare und Google zum Einsatz. Deren Datentransfers sind über das EU-US Data Privacy Framework nach Art. 45 DSGVO abgesichert und dokumentiert, nicht versteckt im Kleingedruckten.
• Barrierefreiheit als Teil der Compliance-Dokumentation. Neben dem Datenschutz liegt auch eine Barrierefreiheitserklärung vor: relevant vor allem für öffentliche Auftraggeber, die zur barrierefreien IT verpflichtet sind.

Checkliste: Woran du eine wirklich DSGVO-konforme Eventmanagement-Software erkennst

1. Anbieter stellt AVV, Produktdatenblatt und SLA unaufgefordert oder auf Anfrage zur Verfügung, nicht erst nach mehrfachem Nachhaken.
2. Serverstandort ist klar benannt, nicht nur „in der EU“, sondern konkret.
3. Subauftragsverarbeiter sind vollständig aufgelistet, inklusive Übertragungsgrundlage bei Drittlandbezug.
4. Es gibt eine öffentlich einsehbare Status-Seite für Verfügbarkeit und Wartungsfenster, bei Orbance unter status.orbance.com.
5. Barrierefreiheit ist dokumentiert, nicht nur behauptet.

Eine Software, die diese fünf Punkte ohne Umschweife beantworten kann, hat die Hausaufgaben gemacht, unabhängig vom Funktionsumfang.

FAQ: DSGVO und Serverstandort

Was bedeutet DSGVO-konforme Eventmanagement-Software wirklich?

Nicht das Marketing-Label, sondern die Struktur dahinter: konkreter Serverstandort, AVV nach Art. 28 DSGVO und eine vollständige, begründete Liste der Subauftragsverarbeiter.

Sind US-Anbieter für Events in Deutschland unzulässig?

Nicht automatisch. Oft greift das EU-US Data Privacy Framework. Die Prüfung wird aber aufwendiger (Transfer Impact Assessment, CLOUD Act). Viele Hochschulen, Verbände und öffentliche Stellen bevorzugen deshalb Hosting in Deutschland.

Brauche ich einen AVV mit der Eventsoftware?

Ja, sobald der Anbieter personenbezogene Teilnehmerdaten in deinem Auftrag verarbeitet. Ohne AVV ist der Einsatz nicht rechtssicher, unabhängig vom Funktionsumfang.

Fazit

DSGVO-Konformität ist kein Marketing-Label, sondern eine Frage der technischen und vertraglichen Struktur dahinter. Wer eine Eventmanagement-Software für Deutschland sucht, sollte gezielt nach Serverstandort, AVV und Subauftragsverarbeitern fragen, und nicht erst, wenn der Datenschutzbeauftragte oder die Vergabestelle danach fragt.

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