Buchung mit Freigabe

Bei Buchung mit Freigabe stellt der Kunde im Ticketshop eine Anfrage ohne Zahlung. Es gibt kein Angebot und kein Angebots-PDF. Du prüfst die Anfrage und setzt den Status auf bestätigt (Freigabe) oder stornierst sie. Erst nach deiner Freigabe wählt der Kunde die Zahlungsart – wenn noch etwas zu zahlen ist.

Eingestellt wird der Event-Typ unter Event erstellen und bearbeiten → Stammdaten. Der Ablauf gilt für den Ticketshop mit Formular 2.0.

Unterschied zur Buchung mit Angebot

Beide Typen halten Plätze ohne Checkout-Zahlung. Der Unterschied:

Buchung mit Angebot – Orbance erzeugt ein Angebot. Primär nehmen Teilnehmende oder eine Formular-Adresse (z. B. Vorgesetzte) an und zahlen danach. Du bestätigst nur optional. Siehe Buchung mit Angebot.
Buchung mit Freigabe – kein Angebot. Nur du gibst frei. Der Kunde kann die Anfrage nicht selbst annehmen. Nach der Freigabe folgt die Zahlung (falls Betrag > 0 €).

Wähle Freigabe, wenn du jede Anmeldung manuell prüfen willst, aber kein formelles Angebot brauchst.

Ablauf

Anfrage ohne Zahlung

Kunde schließt den Checkout ab. Mail „Anfrage eingegangen – Freigabe ausstehend“. Kein Angebot.

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Du gibst frei

Status auf bestätigt. Bei Betrag > 0 €: Mail „Freigabe erhalten – Zahlung offen“. Der Kunde wählt die Zahlungsart.

Du lehnst ab / Frist

Storno durch dich, oder automatischer Storno 24 Stunden vor dem gebuchten Termin ohne Freigabe.

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Zahlung und Rechnung

Rechnung und Vorkasse bestätigen die Zahlung sofort mit Rechnung. Online erst, wenn das Geld da ist. Tickets warten auf die Freigabe (und ggf. auf die Zahlung laut Ticket-Regeln).

Voraussetzungen

Formular 2.0 – Buchung mit Freigabe erscheint nur, wenn das Event das aktuelle Formular nutzt. Mit dem älteren Formular siehst du den Typ nicht.
Event-Typ – unter Stammdaten „Buchung mit Freigabe“ wählen. Nach dem ersten Verkauf ist der Typ in der Regel gesperrt.
Zahlungsarten – nach der Freigabe braucht der Kunde mindestens eine aktive Zahlungsart der Organisation, wenn der Betrag über 0 € liegt.
Dokumente-Add-on – nur nötig, wenn du automatisch Rechnungen erzeugen willst.

Anfrage im Ticketshop

Der Ablauf im Shop entspricht einer Anfrage: Tickets wählen, Daten erfassen, absenden – ohne Zahlungsart im Checkout.

Liegt der Betrag über 0 €, sieht der Kunde die Kosten und den Hinweis, dass du zuerst freigibst und er danach zahlt.
Die Plätze bleiben reserviert, solange die Buchung auf Freigabe wartet (pending).
Sofort geht die Mail Anfrage eingegangen – Freigabe ausstehend raus.
Es wird kein Angebot erzeugt – auch wenn automatische Angebote organisationsweit aktiv sind.
Tickets und Einlass-QR bleiben gesperrt, bis die Buchung bestätigt ist.

Eine kostenlose Anfrage läuft genauso: Nach deiner Freigabe ist die Buchung bestätigt, ohne Zahlungsdialog.

Du gibst frei oder lehnst ab

Öffne die Buchung unter Buchungen oder über die Event-Übersicht → Offene Freigaben.

Freigeben – Status auf bestätigt. In der Buchung wird nichts eingezogen. Der Dialog weist darauf hin, wenn noch etwas zu zahlen ist.
Bei Betrag > 0 € erhält der Kunde einmal die Mail Freigabe erhalten – Zahlung offen. Darin ist keine Zahlungsart vorausgewählt.
Auf der Buchungsseite im Ticketshop wählt er die Art und schließt die Zahlung ab.
Bei 0 € entfällt diese Mail; die Freigabe bestätigt die Buchung direkt.
Ablehnen / stornieren – wie bei anderen Buchungen; der Kunde erhält die Stornobestätigung.

Wichtig: Eine Zahlung im Shop bestätigt keine offene Freigabe. Solange der Status pending ist, bleibt die Buchung auf deine Entscheidung warten – im Gegensatz zur Buchung mit Angebot, bei der die Kundenannahme mit Zahlung bestätigt.

Frist ohne Freigabe

Ohne Freigabe storniert Orbance die Buchung 24 Stunden vor dem frühesten gebuchten Termin (Session bzw. Eventbeginn). In der Event-Übersicht und in der Buchung siehst du den Hinweis „Ohne Freigabe Storno am …“.

Der Kunde sieht im Checkout bei der Anfrage den Termin und den Zeitpunkt, bis zu dem die Freigabe möglich ist.

Zahlung nach der Freigabe

Nach der Freigabe verhält sich die Zahlung wie bei einer vom Veranstalter angenommenen Anfrage:

Rechnung, Vorkasse oder manuelle Art – Zahlung kann als offen stehen; Rechnung wird erzeugt, wenn automatische Rechnungen aktiv sind. Zahlungserinnerung möglich, wenn unter E-Mails eingeschaltet.
Karte oder PayPal – bestätigt die Zahlung erst nach erfolgreichem Geldeingang.
SEPA, Klarna, EPS, iDEAL, Bancontact – Buchung kann bestätigt bleiben, während Tickets auf den Geldeingang warten; bei Ablehnung durch die Bank gelten die gleichen Retry-/Storno-Regeln wie bei Anfragen.

Details zu verzögerten Online-Zahlungen und der Mail Zahlung fehlgeschlagen stehen unter Buchung mit Angebot → Zahlung.

Rechnung und Tickets

Kein Angebot – weder manuell noch automatisch für diesen Buchungstyp.
Rechnung – nach Freigabe und gemäß Zahlungsart: bei manuellen Arten oft sofort mit der Zahlungsmeldung, bei Online erst wenn bezahlt. Voraussetzung: Dokumente-Add-on und automatische Rechnungserstellung am Event bzw. in den Dokumente-Einstellungen. Siehe Rechnungen erstellen.
Tickets / PDF – erst nach Bestätigung (Freigabe). Zusätzliche Sperren (z. B. QR erst nach Zahlung) gelten weiter über die Preisstufen-Einstellungen.

E-Mails

Vorlagen unter E-Mail-Vorlagen, Gruppe Buchung mit Freigabe. Pro Buchung geht jede Mail höchstens einmal raus.

Anfrage eingegangen – Freigabe ausstehend – direkt nach der Shop-Anfrage
Freigabe erhalten – Zahlung offen – nach deiner Freigabe, wenn noch etwas zu zahlen ist
Dokumentenmail – PDF der Rechnung (wenn erzeugt)
Zahlung fehlgeschlagen – bei abgelehnter verzögerter Online-Zahlung (nur wenn Stripe aktiv)
Stornobestätigung – Ablehnung, Frist abgelaufen oder endgültig fehlgeschlagene Zahlung

Die Angebots-Mails (Angebotsbestätigung, Angebot angenommen, …) werden bei diesem Typ nicht verwendet.

Manuelle Buchung

Unter Buchung manuell erfassen kannst du für ein Freigabe-Event ebenfalls eine Buchung anlegen. Sie startet typischerweise im Status ausstehend (wartet auf Freigabe). Der Teilnehmer erhält die Mail, dass die Buchung auf Freigabe wartet – analog zum Shop.

Offene Freigaben in der Event-Übersicht

Bei Events vom Typ Buchung mit Freigabe zeigt die Event-Übersicht den Bereich Offene Freigaben statt der offenen Angebots-Anfragen. Dort siehst du wartende Buchungen, den gebuchten Termin und das Storno-Datum ohne Freigabe. Von dort springst du in die Buchungsdetails zum Freigeben.