Buchung manuell erfassen

Mit Buchung manuell erfassen legst du Teilnehmerbuchungen direkt im Verwaltungsbereich an – ohne Ticketshop. Typische Fälle: Telefonbuchungen, Vor-Ort-Anmeldungen, Nachbuchungen oder interne Testbuchungen.

Du wählst ein veröffentlichtes Event, legst Tickets fest und trägst die Teilnehmerdaten ein. Erst wenn alle Pflichtangaben vollständig sind, erscheint die Zusammenfassung mit dem Speichern-Button.

Ablauf im Überblick

Die Erfassung ist in aufeinander aufbauende Bereiche gegliedert:

Event – veröffentlichte Veranstaltung auswählen
Tickets – Ticket-Typen und Mengen festlegen
Teilnehmerdaten – Kontakt, Adresse und event-spezifische Formularfelder
Zusammenfassung – Angaben prüfen und Buchung speichern

Event und Tickets kannst du jederzeit über Event ändern bzw. Entfernen anpassen. Die Zusammenfassung mit dem Speichern-Button erscheint erst, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Event wählen

Im ersten Bereich wählst du das Event per Dropdown Event auswählen …. Die Liste enthält nur veröffentlichte Events deiner Organisation – sortiert nach Beginn.

In der Suche filterst du nach Event-Titel. Mit Pfeiltasten und Enter wählst du einen Eintrag aus; jeder Eintrag zeigt Titel und Startdatum.

Nach der Auswahl siehst du Provider, Veranstaltungsort und den Zeitraum. Mit Event ändern wechselst du die Veranstaltung – dabei werden Ticket- und Formulardaten neu geladen.

Hinweis: Events in der Vergangenheit lassen sich nicht mehr buchen. Entwürfe oder abgesagte Events erscheinen nicht in der Liste.

Tickets auswählen

Sobald ein Event gewählt ist, lädt Orbance Preisstufen, Verfügbarkeit und ggf. das Buchungsformular.

Ticket-Auswahl (Dialog)

Über Tickets auswählen öffnest du einen Dialog:

Bei mehrtägigen Events wählst du zuerst einen Termin
Ticket-Typen sind nach Kategorien gruppiert; du siehst Preis und Verfügbarkeit
Zusatz-Tickets erscheinen, sobald die passende Basis im Warenkorb liegt
Einige Ticket-Typen teilen sich ein gemeinsames Kontingent – Orbance zeigt das an
Mit Übernehmen übernimmst du die Auswahl

Ticket hinzufügen (einfache Auswahl)

Bei älteren Event-Konfigurationen nutzt du Ticket hinzufügen:

Pro Zeile wählst du den Ticket-Typ aus einem Dropdown (mit Preis und Verfügbarkeit)
Bei Gruppenbuchungen stellst du die Anzahl ein (begrenzt durch freie Plätze, maximal 10 pro Zeile)
Ausverkaufte Typen sind ausgegraut

Namen pro Ticket

Ist am Event oder an einzelnen Preisstufen die Namenserfassung aktiv, erscheint ein Hinweis Namen werden für Tickets erfasst. Du trägst dann für jedes Ticket (bzw. jede Person) Vor- und Nachname im Bereich Ticket-Halter ein.

Mehrere Ticket-Zeilen entfernst du mit Entfernen. Ohne mindestens ein Ticket kann die Buchung nicht gespeichert werden.

Teilnehmerdaten

Die Felder kommen aus dem Event zugeordneten Buchungsformular – dieselben Felder wie im Ticketshop. Details zum Formular-Aufbau findest du unter Formular-Editor.

Der Bereich Teilnehmerdaten gliedert sich in:

Kontaktdaten

Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Firma – je nach Formular-Konfiguration
Nachname und E-Mail sind immer Pflicht
Bei E-Mail-Feldern musst du die Adresse zweimal eingeben (Bestätigungsfeld)

Adresse

Rechnungs- oder Postadresse mit Straße, PLZ, Stadt, Bundesland und Land. Bei aktivierter Adresssuche füllt Orbance Felder automatisch vor.

Weitere Angaben

Event-spezifische Zusatzfelder aus dem Formular – z. B. Auswahl, Checkbox, Datum oder Datei-Upload. Pflichtfelder sind mit * markiert.

Zusammenfassung & Speichern

Ist alles vollständig, erscheint der Bereich Zusammenfassung:

Hinweis zur sorgfältigen Kontrolle aller Angaben
Hinweis, dass der Teilnehmer nach dem Speichern eine Bestätigungs-E-Mail erhält
Übersicht zu Event, Teilnehmer und Tickets

Die Ticket-Tabelle zeigt Position, Menge, Einzelpreis und Summe – alle Preise als Bruttopreise. Über Details anzeigen siehst du Nettobetrag und enthaltene Umsatzsteuer (bzw. Kleinunternehmer-Hinweis).

Mit Buchung speichern legst du die Buchung an. Orbance prüft noch einmal die Ticket-Verfügbarkeit – bei ausverkauften oder knappen Kontingenten erscheint eine Fehlermeldung.

Nach dem Speichern

Bei Erfolg leitet Orbance dich zur Buchungsdetailseite weiter. Dort kannst du Zahlungen erfassen, Tickets bearbeiten, E-Mails senden und interne Notizen hinterlegen – beschrieben in Buchungen verwalten.

Manuell erfasste Buchungen sind im System als manueller Verkaufskanal gekennzeichnet (nicht über den Ticketshop). Der Zahlungsstatus startet in der Regel als ausstehend – Zahlungen buchst du in den Buchungsdetails nach.

Voraussetzungen & Hinweise

Das Event muss veröffentlicht sein und ein Buchungsformular haben
Preisstufen und Verfügbarkeit legst du im Event fest – siehe Event erstellen und bearbeiten
Freie Plätze werden live geprüft; parallele Buchungen im Shop können das Kontingent kurz vor dem Speichern verringern
Provider-Nutzer sehen nur Events ihrer zugeordneten Provider
Bei Events mit Einzelbuchung pro Tag wählst du im Ticket-Dialog den passenden Termin

Berechtigungen

Manuelle Buchungen dürfen anlegen:

Organisations-Administratoren, Superadministratoren und Nutzer mit Rolle Teilnehmerverwaltung (attendees)
Provider-Administratoren und Provider-Nutzer mit Teilnehmerverwaltung – jeweils nur für ihre Provider

Ohne passende Berechtigung erscheint Zugriff verweigert. Details zu Rollen unter Rollen und Zugriffe.

Häufige Probleme

Event fehlt in der Liste – Event veröffentlichen oder Archiv/Filter prüfen; Entwürfe und vergangene Events sind nicht buchbar
Zusammenfassung erscheint nicht – Pflichtfelder prüfen (Nachname, E-Mail inkl. Bestätigung, Tickets, ggf. Ticket-Namen und Zusatzfelder)
Ticket ausverkauft – andere Preisstufe wählen oder Kapazität im Event erhöhen
Zusatz-Ticket nicht wählbar – zuerst die vorausgesetzte Basis-Preisstufe in den Warenkorb legen
E-Mail stimmt nicht überein – Bestätigungsfeld muss exakt der E-Mail-Adresse entsprechen
Kein Formular / keine Teilnehmerfelder – dem Event ein Buchungsformular unter Provider / Ort & Zugang zuweisen
Bestätigungs-E-Mail kommt nicht an – E-Mail-Adresse prüfen, Spam-Ordner; Versand-Logs in den Buchungsdetails kontrollieren