Kurz zusammengefasst
Eventmanagement-Software beschaffen ist für Hochschulen, Verbände und Behörden kein reiner Produktvergleich. Entscheidend ist ein vergaberechtlich sauberes Verfahren: Auftragswert über 48 Monate, funktionale Leistungsbeschreibung und harte Kriterien wie DSGVO, Barrierefreiheit und Datenexport.
- Auftragswert: Bei unbefristeten SaaS-Verträgen zählt die Schätzung über 48 Monate, inklusive Onboarding, Schulung und Zusatzmodule, nicht die Jahresgebühr allein.
- Verfahrenswahl: Direktauftrag, beschränkte oder öffentliche Ausschreibung hängen vom dokumentierten Gesamtwert und den Landesregeln ab.
- Leistungsbeschreibung: funktional formulieren, nicht an ein bekanntes Produkt anlehnen, sonst droht der Vorwurf der Wettbewerbsverzerrung.
Verwandte Themen: Software für Verbände und Hochschulen · DSGVO und Serverstandort · Barrierefreie Events (BFSG)
Eventmanagement-Software beschaffen: Der Leitfaden für Vergabestellen
Wenn eine Hochschule, ein Verband oder eine Behörde neue Software einführen will, reicht ein guter Produktvergleich nicht aus. Es braucht ein vergaberechtlich sauberes Verfahren. Genau hier scheitern viele Projekte nicht an der Technik, sondern am Prozess davor. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Vergabestellen bei der Beschaffung von Eventmanagement-Software achten sollten.
Warum die Beschaffung von Software anders läuft als bei klassischen Dienstleistungen
Software-as-a-Service-Verträge sind aus vergaberechtlicher Sicht Daueraufträge ohne festes Enddatum. Das unterscheidet sie von einer einmaligen Beschaffung wie Büromöbeln oder einem Catering-Auftrag. Für die Frage, welches Vergabeverfahren zulässig ist, zählt nicht die Jahresgebühr, sondern der geschätzte Gesamtwert über die Vertragslaufzeit.
Bei unbefristeten Verträgen ist laut UVgO die Auftragswertschätzung auf Basis von 48 Monaten vorzunehmen. Das bedeutet konkret: Eine Lösung, die auf den ersten Blick günstig wirkt, kann durch die Hochrechnung auf vier Jahre in eine andere Vergabeklasse rutschen, als es die reine Jahresgebühr vermuten lässt. Wer diesen Rechenschritt übergeht, riskiert eine fehlerhafte Verfahrenswahl und im schlimmsten Fall eine Rüge oder Anfechtung.
Die relevanten Vertragsarten kurz erklärt
Direktauftrag / Direktvergabe. Für Aufträge unterhalb bestimmter Wertgrenzen können öffentliche Stellen ohne förmliches Verfahren beschaffen. Die genauen Schwellenwerte unterscheiden sich je nach Bundesland und werden von den Landesvergabegesetzen festgelegt, in Niedersachsen etwa über die entsprechende Landesverordnung. Diese Werte werden regelmäßig politisch angepasst, aktuell gibt es Bestrebungen, sie in mehreren Ländern zu erhöhen, um Beschaffungsprozesse zu vereinfachen.
Beschränkte Ausschreibung. Oberhalb der Direktauftragsgrenze, aber unterhalb der EU-Schwellenwerte, wird meist eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb fällig. Hier holt die Vergabestelle mehrere Angebote gezielt ein, ohne das Verfahren vollständig öffentlich auszuschreiben.
Öffentliche Ausschreibung / EU-weite Ausschreibung. Ab den EU-Schwellenwerten (die jährlich angepasst werden) greift das volle Vergaberecht mit europaweiter Bekanntmachung, festen Fristen und einem deutlich höheren administrativen Aufwand.
Welche Kategorie zutrifft, hängt vom geschätzten 48-Monats-Gesamtwert ab, inklusive Lizenzgebühren, Onboarding, Schulungen und etwaiger Zusatzmodule. Es lohnt sich, diesen Wert frühzeitig sauber zu dokumentieren, damit die Verfahrenswahl im Nachhinein nachvollziehbar bleibt.
Kriterien, die bei der Auswahl wirklich zählen
Neben Preis und Funktionsumfang sollten Vergabestellen bei Eventmanagement-Software gezielt folgende Punkte prüfen:
- Serverstandort und Auftragsverarbeitung: Liegt die Infrastruktur in Deutschland oder der EU? Gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO, und sind alle Subunternehmer (Payment-Anbieter, Hosting, CDN) darin transparent gelistet? Siehe DSGVO-konforme Eventmanagement-Software.
- Barrierefreiheit: Öffentliche Stellen sind gesetzlich zur Barrierefreiheit verpflichtet. Eine Barrierefreiheitserklärung des Anbieters sollte vorliegen oder zumindest eine klare Roadmap. Mehr dazu unter Barrierefreie Events und BFSG.
- Referenzen im öffentlichen Sektor: Hat der Anbieter bereits mit Hochschulen, Verbänden oder Behörden gearbeitet? Das reduziert das Risiko bei behördenspezifischen Anforderungen wie Rechnungsstellung, Kostenstellen oder Mehrfachnutzerverwaltung.
- Ausstiegsszenario: Wie kommt man an die eigenen Daten, wenn der Vertrag endet oder gewechselt wird? Ein Exportformat und klare Kündigungsfristen gehören in jede Leistungsbeschreibung.
- Verfügbarkeit und Support-Reaktionszeiten: Eine öffentlich einsehbare Status-Seite und definierte Reaktionszeiten im SLA sind ein gutes Indiz für Verlässlichkeit.
Typische Fehler bei der Bedarfsermittlung
Ein häufiger Fehler ist, die Leistungsbeschreibung zu eng an ein bestimmtes Produkt anzulehnen, das im Haus bereits bekannt ist. Das kann als Wettbewerbsverzerrung gewertet werden. Sinnvoller ist es, funktionale Anforderungen zu formulieren, etwa „digitale Ticketverwaltung mit Teilnehmerexport und barrierefreier Buchungsstrecke“ statt eines konkreten Markennamens.
Ein zweiter Fehler: die Kalkulation nur auf Basis der Kernfunktion, ohne Onboarding, Schulung oder mögliche spätere Erweiterungen einzupreisen. Gerade Onboarding-Pauschalen fließen in die 48-Monats-Betrachtung mit ein und können die Einstufung des Verfahrens verändern.
Fazit
Die Beschaffung von Eventmanagement-Software für Verbände, Hochschulen und öffentliche Einrichtungen ist kein rein technisches Auswahlverfahren, sondern ein vergaberechtlicher Prozess mit klaren Formvorgaben. Wer die Auftragswertschätzung von Anfang an sauber macht, DSGVO-Anforderungen und Barrierefreiheit als harte Kriterien mitdenkt und die Leistungsbeschreibung funktional statt produktbezogen formuliert, vermeidet die häufigsten Stolperfallen im Verfahren.
Den institutionellen Gesamtrahmen, von Unterlagen bis Betreuung, findest du unter Eventmanagement-Software für Verbände, Hochschulen und öffentliche Einrichtungen.
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