Rechnungen exportieren

In der Rechnungsübersicht lädst du mehrere Rechnungen auf einmal herunter – als PDFs, als Paket für die Buchhaltung oder als DATEV-Paket für den Steuerberater.

Der DATEV-Export ist in der Beta. Prüfe das Paket mit deinem Steuerberater, bevor du es fest in deine Abläufe übernimmst.

Formate

Im Dialog wählst du zuerst das Format:

Nur PDFs – alle Rechnungen als PDF zum Archivieren oder Weiterleiten. Fehlende Dateien erzeugt Orbance beim Export neu.
Für die Buchhaltung – eine Tabelle plus die passenden PDFs, zum Import in gängige Buchhaltungssoftware. Das ist kein DATEV-Format.
Für den Steuerberater (DATEV) – fertiges Paket mit Buchungen und Belegen, das dein Steuerberater in DATEV einlesen kann. Gekennzeichnet als Beta.

Zeitraum und Datum

Du filterst nach einem der drei Modi:

Zeitraum – frei wählbares Von- und Bis-Datum
Nach Jahr – alle Rechnungen eines Kalenderjahres
Nach Quartal – Q1 bis Q4 eines Jahres

Zusätzlich wählst du, welches Datum zählt:

Erstellungsdatum – wann die Rechnung in Orbance ausgestellt wurde
Leistungsdatum – das Leistungsdatum auf der Rechnung

Die Vorschau zeigt, wie viele Rechnungen exportiert werden. Entwürfe werden übersprungen. Fehlende PDFs erzeugt Orbance beim Export und speichert sie.

So exportierst du

In der Rechnungsübersicht auf Exportieren klicken
Format wählen
Zeitraum und Datumsfeld festlegen
Vorschau prüfen
Mit dem Button unten das Paket herunterladen

Beim DATEV-Format heißt der Button Für den Steuerberater herunterladen.

Pro Export sind höchstens 500 Rechnungen möglich. Liegen mehr im Zeitraum, teile den Export (z. B. nach Quartal).

DATEV für den Steuerberater

Für DATEV braucht Orbance die Angaben deines Steuerberaters. Die hinterlegst du unter Einstellungen → Dokumente → DATEV für den Steuerberater:

Nummer eures Steuerberaters – DATEV-Beraternummer, meist 4–7 Stellen
Eure Nummer beim Steuerberater – Mandantennummer, meist 1–5 Stellen
Kontenrahmen – SKR 03 oder SKR 04; setzt Vorschläge für die Konten
Sammelkonto für Kunden und Erlöskonten nach Steuersatz (19 %, 7 %, steuerfrei, Kleinunternehmer)

Fehlen Berater- oder Mandantennummer, erscheint im Export-Dialog eine Warnung mit dem Link Angaben für den Steuerberater hinterlegen. Der Download bleibt gesperrt, bis die Angaben vollständig sind.

Die Konten müssen zu dem passen, was dein Steuerberater in DATEV verwendet. Frag nach, bevor du das erste Paket schickst.

DATEV-Paket weitergeben

Das heruntergeladene Archiv einmal entpacken und an deinen Steuerberater schicken. Darin liegen:

eine Datei für den Buchungsstapel (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen)
die Datei DATEV_Rechnungsausgang.zip für den Belegtransfer (DATEV Unternehmen Online)

Die Datei DATEV_Rechnungsausgang.zip bitte nicht extra entpacken – dein Steuerberater legt sie ungeöffnet in den Belegtransfer.

DATEV Unternehmen Online importiert nur Belege, keinen Buchungsstapel. Die Buchungen landen in der Kanzlei-Software. Beleg und Buchung sind über eine gemeinsame Kennung verknüpft.

Ein DATEV-Export darf nur Rechnungen eines Wirtschaftsjahres enthalten. Liegt der Zeitraum über zwei Wirtschaftsjahre, teile den Export.

Was nicht enthalten ist

Entwürfe werden nicht exportiert
Zahlungen erscheinen nicht als eigene Buchungen – der Bankimport bleibt die Quelle
Orbance bucht über ein Sammelkonto für Kunden, nicht über einzelne Debitoren pro Kunde
Das Buchhaltungspaket (Tabelle + PDFs) ist kein Ersatz für das DATEV-Paket

Häufige Probleme

Exportieren ist ausgegraut – es gibt noch keine ausgestellte Rechnung, nur Entwürfe
DATEV-Download gesperrt – Beraternummer und Mandantennummer unter Einstellungen → Dokumente hinterlegen
Keine Rechnungen im Zeitraum – anderes Datum (Erstellung vs. Leistung) oder anderen Zeitraum wählen
Zu viele Rechnungen – höchstens 500 pro Export; Zeitraum verkleinern
Zwei Wirtschaftsjahre – DATEV-Export nach Wirtschaftsjahr splitten
Steuerberater kann nichts importieren – äußeres Archiv einmal entpacken, innere DATEV_Rechnungsausgang.zip geschlossen lassen