Anmeldeformulare für Events: Tag-Logik, Feldtypen und bedingte Tickets

Kurz zusammengefasst

Anmeldeformulare für Events müssen mehr können als Name und E-Mail. In Orbance setzen Antworten in der Abfrage Tags. Tags steuern danach, welche Felder, Hinweise und Tickets im Buchungsflow sichtbar sind, mit AND- oder OR-Logik.

Eine Logik, drei Hebel: Fragen setzen Tags, Tags filtern Felder und Nachrichten, dieselben Tags blenden Preisstufen ein oder aus.
Nur fragen, was gebraucht wird: Mitgliedernachweis, Übernachtung oder Firmenrechnung erscheinen erst, wenn die passende Antwort gesetzt ist.
15 Zusatzfeldtypen plus Standardfelder, optional pro Ticket oder pro Person, im selben Flow wie Shop und WordPress-Einbindung.

Warum ein starres Anmeldeformular an komplexen Events scheitert

Ein Konferenzformular, das allen dasselbe abfragt, produziert zwei Probleme gleichzeitig: Gäste füllen Felder aus, die sie nichts angehen, und Veranstalter bekommen Lücken genau dort, wo Nachweise, Kontingente oder Add-ons sitzen. Mitglieder sollen den Mitgliederpreis sehen, Gäste den Normalpreis. Wer eine Übernachtung will, braucht Anreisedatum und das Hotel-Ticket. Wer „Rechnung auf die Firma“ wählt, muss Firma und Adresse angeben. Wer nicht zur Zielgruppe gehört, soll gar nicht erst buchen können.

Genau das bildet Orbance in einem Formular-Template ab. Nicht als separates Umfrage-Tool neben dem Shop, sondern als erster Schritt des Buchungsflows: Abfrage, Termin, Tickets, Daten, Prüfung, Checkout. Die öffentliche Buchung läuft im Ticket-Shop, inklusive WordPress-Einbindung.

So funktioniert die Tag-Logik

Tags sind das Steuerungssystem. Ihr legt sie im Formular an, zum Beispiel mitglied, gast, uebernachtung oder firma. In der Abfrage beantwortet die buchende Person Fragen mit festen Antwortoptionen, typischerweise Ja/Nein oder mehrere Alternativen. Jede Option kann einen oder mehrere Tags setzen. Eine Option kann die Buchung auch beenden, mit einem Hinweistext, etwa wenn das Event nur für eine Zulassungsgruppe offen ist.

Was danach sichtbar ist, hängt von den gesetzten Tags ab:

Weitere Fragen und Nachrichten. Folgefragen oder Hinweise erscheinen nur, wenn die Tag-Bedingung erfüllt ist.
Standardfelder und Zusatzfelder. Firmenfeld, Datei-Upload oder Anreisedatum bleiben unsichtbar, bis der passende Tag aktiv ist. Unsichtbare Werte werden nicht übernommen.
Tickets und Preisstufen. Im Event hinterlegt ihr unter der Buchungsformularabhängigkeit, welche Tags eine Preisstufe braucht. Ohne Tag-Bedingung bleibt die Stufe immer sichtbar (nach Termin und Verkaufsfenster). Mit Bedingung sieht die Person nur die Tickets, die zu ihren Antworten passen.

AND heißt: alle ausgewählten Tags müssen gesetzt sein. OR heißt: mindestens einer reicht. Dieselbe Logik gilt für Fragen, Nachrichten, Felder und Preisstufen.

Wichtig für die Modellierung: Eine Preisstufe ohne Tags bleibt für alle sichtbar. Wollt ihr den Gäste-Tarif vor Mitgliedern verbergen, setzt die Antwort „Nein“ den Tag gast und knüpft das Gäste-Ticket an diesen Tag. Sonst sähen Mitglieder beide Tarife.

Was sich damit abbilden lässt

Mitgliedertarif und Gäste-Ticket. Frage: „Bist du Mitglied?“ Ja setzt mitglied, Nein setzt gast. Das vergünstigte Ticket verlangt mitglied, der Normalpreis gast. Optional folgt bei Ja ein Datei-Upload für den Mitgliedsausweis, sichtbar nur mit Tag mitglied.

Übernachtung als Add-on. Frage: „Brauchst du eine Übernachtung?“ Ja setzt uebernachtung. Danach erscheint das Übernachtungs-Ticket, plus Datumsfeld für die Anreise und ein Hinweis zur Check-in-Zeit. Nein blendet das gesamte Paket aus.

Paket nur in Kombination (AND). Ein Mitglieder-Übernachtungspaket verlangt mitglied und uebernachtung. Wer nur eines von beiden hat, sieht das Paket nicht, wohl aber die Einzelkarten, die an nur einen Tag geknüpft sind.

VIP-Hinweis für mehrere Rollen (OR). Speaker-Dinner oder Sponsor-Lounge erscheint, wenn speaker oder sponsor gesetzt ist. Ein Feld reicht für beide Gruppen, ohne das Formular zu verdoppeln.

Buchung gezielt beenden. Frage: „Ist die Fortbildung für dein Berufsbild zugelassen?“ Die Option Nein beendet die Buchung und zeigt einen Hinweis, statt ein Ticket anzubieten, das später storniert werden müsste.

Firmenrechnung. Frage: „Soll die Rechnung auf eine Firma ausgestellt werden?“ Ja setzt firma. Danach werden die Standardfelder Firma und Adresse Pflicht, plus optional ein zweites E-Mail-Feld, an das nur das Angebot geht.

Ticket-Typen wie Teilnahme, Übernachtung oder Add-on lassen sich zusätzlich über Warenkorb-Voraussetzungen kombinieren. Die Tag-Logik entscheidet, welche Stufen überhaupt erscheinen. Mengenregeln zwischen Ticket-Typen (zum Beispiel ein Abendessen pro Teilnehmer) laufen unabhängig davon.

Standardfelder der Datenerfassung

Die Kontaktdaten sitzen in der Datenerfassung, nach der Ticketwahl. Jedes Standardfeld ist einzeln aktivierbar, als Pflichtfeld markierbar und optional an Tags gebunden. Platzhalter und Hilfetext legt ihr pro Feld fest.

Vorname und Nachname. Nachname ist systemseitig Pflicht.
E-Mail, mit Bestätigung der Adresse im Shop.
Firma, sinnvoll an den Tag firma geknüpft.
Adresse als zusammengesetztes Feld: Straße, PLZ, Stadt, Bundesland, Land, mit Vorschlägen bei der Eingabe.
Telefon.

Angemeldete Besucher sehen Vorname, Nachname, E-Mail und Adresse vorausgefüllt. Die Buchung wird dem Account zugeordnet. Die Buchung bleibt auch ohne Login möglich.

Alle Zusatzfeldtypen

Zusatzfelder ergänzen die Standardfelder, global für die Buchung oder in der Pro-Ticket-Erfassung. Pflicht, Hilfetext, Platzhalter und Tag-Sichtbarkeit gelten analog. Checkbox und Switch brauchen einen Beschreibungstext. Dropdown, Radio und Mehrfachauswahl brauchen mindestens zwei Optionen.

Feldtyp	Wofür
Text	Kurze freie Angaben, zum Beispiel Mitgliedsnummer oder Tischwunsch
Textbereich	Längere Hinweise, Allergien, Motivationsschreiben
E-Mail	Zusätzliche Adresse. Optional: auch an diese Adresse senden, oder bei Angebot nur an diese Adresse (dann Pflichtfeld)
Telefon	Weitere Telefonnummer neben dem Standardfeld
Zahl	Numerische Werte, zum Beispiel Anzahl Begleitkinder
URL	Website, Portfolio, Profilseite
Datum	Anreise, Prüfungsdatum, Geburtsdatum
Uhrzeit	Ankunftszeit, gewünschtes Zeitfenster
Dropdown-Auswahl	Eine Option aus einer Liste, platzsparend bei vielen Werten
Einzelauswahl (Radio)	Eine Option, alle sichtbar, gut bei wenigen klaren Alternativen
Mehrfachauswahl	Mehrere Checkboxen, zum Beispiel Workshop-Interessen oder Verpflegung
Checkbox	Einzelne Bestätigung mit erklärendem Text
Switch/Toggle	Ein/Aus-Schalter, zum Beispiel Newsletter oder öffentliche Teilnehmerliste
Adresse	Weitere Adresse, etwa abweichende Rechnungsadresse
Datei	Nachweise als PDF, JPEG, PNG oder WebP, maximal 5 MB

Datei-Uploads eignen sich für Studierendenausweis, Mitgliedsbescheinigung oder Teilnahmevoraussetzung. Sichtbar erst, wenn der zugehörige Tag gesetzt ist, damit Gäste ohne Nachweispflicht den Schritt nicht sehen.

Daten pro Buchung oder pro Ticket

Die globale Datenerfassung gilt für die ganze Buchung: eine Kontaktperson, eine Rechnungsadresse, einmal Firma. Für Workshops, Zimmerkontingente oder personalisierte Badges schaltet ihr die Pro-Ticket-Erfassung dazu. Pro Ticket (oder pro Person, wenn eine Preisstufe mehrere Personen umfasst) erfasst ihr Vorname und Nachname plus beliebige Zusatzfelder desselben Typenkatalogs, ebenfalls mit Tag-Filter.

Beispiel: Drei Workshop-Tickets in einer Buchung, jede teilnehmende Person mit Namen und Allergiehinweis, während E-Mail und Zahlung einmal für die buchende Person bleiben.

Templates, ein Formular pro Event, Schutz nach Verkauf

Formular-Templates liegen auf Organisations- oder Provider-Ebene. Ihr weist einem Event genau ein Template zu, dupliziert Varianten und archiviert ungenutzte Formulare. Fragen, Felder und Nachrichten stehen in einer festen Reihenfolge. Der Ticket-Shop folgt dieser Timeline, im direkten Shop-Link und im WordPress-Plugin.

Sobald Tickets über das Formular verkauft wurden, ist der Flow gesperrt. Name und Beschreibung bleiben bearbeitbar, die Struktur bleibt für bestehende Buchungen stabil. Antworten landen in Buchungen & Teilnehmer, zusammen mit Tickets, Zahlungsstatus und späterem Check-in.

Buchung auf Anfrage und Warteliste nutzen denselben Formularflow. Die Warteliste selbst ist ein kurzes Formular pro Preisstufe (Name, E-Mail, Einwilligungen), unabhängig von der Tag-Logik. Zugangscodes und Kapazität sitzen an der Preisstufe, nachdem die Tags die sichtbaren Tickets bestimmt haben.

FAQ: Anmeldeformulare und Tag-Logik

Was sind Tags in einem Anmeldeformular?

Tags sind unsichtbare Markierungen, die eine Antwort setzt. Sie steuern, welche weiteren Fragen, Felder, Hinweise und Preisstufen die buchende Person sieht. Mit AND müssen alle gewählten Tags passen, mit OR mindestens einer.

Welche Feldtypen gibt es in Orbance?

Standardfelder sind Vorname, Nachname, E-Mail, Firma, Adresse und Telefon. Dazu kommen 15 Zusatzfeldtypen: Text, Textbereich, E-Mail, Telefon, Zahl, URL, Datum, Uhrzeit, Dropdown, Radio, Mehrfachauswahl, Checkbox, Switch, Adresse und Datei-Upload.

Können Tags auch Tickets ausblenden?

Ja. Im Event knüpft ihr Preisstufen an Tags aus dem Formular. Im Shop erscheinen nur Stufen, deren Tag-Bedingung erfüllt ist, plus Stufen ohne Tag-Bedingung. So sieht ein Mitglied den Mitgliedertarif, ein Gast den Normalpreis, ohne zwei Formulare.

Kann ich Daten pro Teilnehmer statt nur einmal pro Buchung abfragen?

Ja. Die Pro-Ticket-Erfassung nimmt Vor- und Nachname plus Zusatzfelder je Ticket oder je Person. Die Kontakt- und Rechnungsdaten bleiben einmalig auf Buchungsebene.

Kann ein Formular in mehreren Events laufen?

Ja. Templates gehören zur Organisation oder zu einem Provider. Pro Event ist genau ein Template aktiv. Für Varianten dupliziert ihr das Formular, statt das laufende nach dem ersten Verkauf umzubauen.

Fazit

Komplexe Anmeldungen scheitern selten an zu wenigen Feldern. Sie scheitern daran, dass jedes Feld immer für alle gilt. Die Tag-Logik dreht das um: Antworten setzen Tags, Tags filtern Felder, Hinweise und Tickets. Ihr bildet Mitgliedertarife, Übernachtung, Nachweise, Firmenrechnung und Zulassungsregeln in einem Template ab, mit dem vollen Feldkatalog und derselben Strecke im Ticket-Shop.

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